Forvaltningsservice

Forvaltningsservice er en servicefunktion under Vækst og Udvikling. Vi arbejder for at understøtte ledelsen sekretariats- og administrationsmæssigt med en række servicefunktioner.

I forbindelse med en organisationsændring pr. 1.4.2017 er Forvaltningsservices overordnede ansvar følgende områder; økonomi, administration, IT/hjemmeside og dagsordener samt organisationsudvikling og deltagelse i større udviklingsprojekter.

Forvaltningsservice skal styrke chefunderstøttelsen og være det kit, der binder forvaltningen sammen. Dermed skal forvaltningsservice i højere grad kunne understøtte de enkelte afdelinger i deres faglige opgaver og indgå i et tæt samspil med de enkelte afdelinger. Således er der opgaver, der er/fremover vil blive delt i en faglig del og en økonomisk del, hvor den faglige del af opgaven stadig vil varetages i de enkelte afdelinger, og hvor den økonomiske del fremover løses i forvaltningsservice. Udviklingskonsulenten skal være tovholder og understøtte arbejdet med kulturledelse og kerneopgaven eller tilsvarende udviklingsopgaver, der dækker hele forvaltningen.

I forbindelse med overflytning af 2 medarbejdere fra Ejendomscenter Jammerbugt er der tilføjet teamet yderligere opgaver såsom udlejning af kommunale bygninger, forsikringer på bygninger og løsøre samt CO2-regnskab.

Jammerbugt kommune er stadig klimakommune. Som følge af denne aftale med Danmarks Naturfredningsforening skal CO2-udslippet for kommunen som virksomhed reduceres med 2 % pr. år indtil 2025, hvor aftalen udløber. Derfor skal der hvert år udarbejdes et CO2-regnskab for Jammerbugt Kommune som virksomhed.

Jammerbugt Kommune deltager i ”Compact of Mayors”. Det medfører, at der fremover skal arbejdes med såvel klimaforebyggelse som klimatilpasning for kommunen som geografisk enhed. Derudover er Jammerbugt kommune stadig klimakommune. Som følge af denne aftale med Danmarks Naturfredningsforening skal CO2-udslippet for kommunen som virksomhed reduceres med 2 % pr. år indtil 2025. Derfor skal der hvert år udarbejdet et CO2-regnskab for Jammerbugt Kommune som virksomhed.

Desuden arbejdes der med ”Vandsikker Kommune”, et samarbejde med Rådet for Større Badesikkerhed omkring forebyggende vandsikkerhed, udarbejdelse af retningslinjer for badeudflugter med børn i dagtilbud m.v. Organiseringen er desuden tværfagligt forankret i kommunen, idet der f.eks. både er repræsentanter for skoler, havne og haller. Derudover arbejdes der løbende med tilpasning af ordningen, idet Jammerbugt Kommune i 2017 blev recertificeret som Vandsikker Kommune – en recertificering, der foregår hvert andet år.

Forsikring af kommunens bygninger forestås af Forvaltningsservice. Efter forsikringsudbuddet i 2016 er der fokus på risikostyring. Udlejning af kommunens ejendomme og jord samt underskrivning af servitutter sker endvidere i Forvaltningsservice.

Mål

Resultatkrav

Status

Betale fakturaer til det anførte betalingstidspunkt

  • Betale fakturaer mindst én gang om ugen

I

Kvalitetssikre økonomi bl.a. budget, budgetopfølgning, regnskaber

  • I samarbejde med forvaltningsledelsen at overholde deadlines

I

Aflevere korrekte projektregnskaber til tiden

  • I samarbejde med projektmedarbejdere at udarbejde materiale til revision

I

Fordele papir- og elektronisk post til de rette personer i huset

  • Daglig udbringning af post og videresendelse af elektronisk post

I

Indkøb af kontorartikler, møbler mv.

  • Sikre at der er tilstrækkelig med materialer til husets brugere

I

Klimakommune

  • Nedbringe CO2-udledningen med 2 % pr. år indtil 2025 for kommunen som virksomhed

I

Forsikring

  • Alle store som små forsikringssager indberettes af hensyn til statistik

  • Risikostyring

I

Udleje kommunale arealer og ejendomme

  • Sikre ensartet udlejning af kommunens bygninger og arealer

I

Compact of Mayors
  • Status for udledning af drivhusgasser og identifikation af klimarelaterede risici.
  • På baggrund af en række målsætninger for kommunen som geografisk enhed, både hvad angår klimaforebyggelse og klimatilpasning udarbejdes en handlingsplan

 I

Vandsikker kommune
  • Overholde certificeringen som Vandsikker Kommune

I 

(I) Igangværende     (A) Afsluttet     (U) Udsat     (N) Nyt

Ressourcer

Opgave

Årsværk

Ledelse

1

Administrative opgaver

2

Konsulent i fht. udviklingsopgaver

1

Budget- og regnskabsmæssige opgaver    

3

I alt

7